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PROTOCOLO EMPRESARIAL

Artículos y recursos empresariales

AGO 02 20 11 Protocolo Empresarial: una buena inversión 04:47 AM Protocolo Empresarial: una buena inversión Tener un estilo propio, relacionarse de una forma adecuada, prestar atención a sus públicos, cuidar todos los detalles en las presentaciones o visitas a las instalaciones de su empresa y muchas cosas más, es la aportación que le ofrecerá aplicar su propio protocolo empresarial y que incidirá directamente en la cuenta de resultados, al ayudarle a crear una diferenciación sobre sus competidores. Por Lola García, Directora de Soluciones Eficaces . Resumen: •El protocolo le ayudará a plantear una serie de actuaciones necesarias para desarrollar un estilo propio y único, que permita grabar inequívocamente su marca, su empresa, en la mente de sus clientes y favorezca posteriormente su fidelización, construyendo una barrera de entrada a sus competidores. •Las empresas que consiguen diferenciarse de su competencia tienen más fácil el camino hacia el éxito. Unas lo consiguen por el servicio que prestan, otras por la marca y algunas por su logotipo o colores corporativos, pero la verdadera diferencia debe verse representada en todos y cada uno de los aspectos comunicacionales de la empresa, desde el mensaje del contestador automático, la información que transmiten los directivos, la opinión de sus trabajadores, hasta las declaraciones del Director o Directora General en la prensa. •El Manual de Protocolo y Comunicación consiste en crear un conjunto de normas, recomendaciones, metodologías y prácticas de cortesía, que contribuirán definitivamente al desarrollo armónico de las relaciones humanas dentro y fuera de la misma y servirán, para reforzar el estilo propio, el cuidado de los detalles y la personalidad única de la organización. En el mundo de la empresa cuando se fijan objetivos y estrategias se cuida mucho el aspecto económico y su rentabilidad, aunque también se tiene que asegurar, de qué aquello que se va a realizar, va a cumplir las expectativas o cubrir las necesidades de los clientes y los trabajadores. Seguramente se preguntará porque se ha comenzado hablando de rentabilidad. Estoy convencida de que la utilización delprotocolo en la empresa, hará que cualquier inversión para este menester, resulte productiva. En este momento, quizás se esté preguntando: ¿por qué y para qué el protocolo en las empresas? ¿qué beneficios me aporta? ¿qué conseguiré con ello? Creo firmemente que la aportación que ¿Cree ahora que puede merecer la pena? Cuidar el buen desarrollo de estas actividades, que permita organizar las relaciones institucionales con clientes, proveedores, colaboradores, medios de comunicación o instituciones públicas, debe estar contenido en un elemento fundamental como es, la Identidad Corporativa, que permita mejorar las relaciones hacia dentro y hacia fuera de la propia organización. Esta Identidad Corporativa, no sólo se consigue con el establecimiento de una marca, unos colores corporativos, una uniformidad, etc., sino marcando además, un Estilo Propio de actuar por parte de la organización, una manera singular de organizar los actos, que esté en consonancia con todas las demás actuaciones empresariales en el campo del marketing, la comunicación y de las relaciones externas. Las empresas que consiguen diferenciarse de su competencia tienen más fácil el camino hacia el éxito. Unas lo consiguen por el servicio que prestan, otras por la marca y algunas por su logotipo o colores corporativos, pero la verdadera diferencia debe verse representada en todos y cada uno de los aspectos comunicacionales de la empresa, desde el mensaje del contestador automático, hasta las declaraciones del Director o Directora General en la prensa. Un distintivo conjunto e inequívoco que proclame al unísono desde cualquiera de los rincones de la organización y posicione a la empresa sin fisuras. Si esto está funcionando, ¿no sería lógico que los esfuerzos de las empresas tendieran a trabajar en estos aspectos? La respuesta es sí. Las organizaciones para diferenciarse y para dar mayor seguridad, calidad o compromiso a su mercado, establecen normativas como la norma de calidad ISO 9000 o normas medioambientales como la ISO 14000, entonces ¿no sería conveniente establecer dentro del marco de cada empresa un Manual de Protocolo y Comunicación? Crear un conjunto de normas, recomendaciones, metodologías y prácticas de cortesía, contribuirán definitivamente al desarrollo armónico de las relaciones humanas dentro y fuera de la misma, y servirán para reforzar el estilo propio, el cuidado de los detalles y la personalidad única de la organización. Esto será posiblemente gracias a una de las mejores inversiones que puede realizar una organización. Analice con atención estas cuestiones: la tecnología está al alcance de todos los competidores, la efectividad en la gestión de costes también. Las técnicas de marketing y promoción son fáciles de copiar pero el estilo de una organización, de su gente, la cultura corporativa, son cuestiones únicas de cada empresa. Si desarrolla un estilo propio y diferente, gestiona bien la cultura y comunicación corporativa, conseguirá una diferenciación, difícil de abatir, de imitar por los competidores... Es la propia personalidad corporativa de su organización. ¿Y como comenzar la carrera ganadora? Creando el Manual de Protocolo y Comunicación corporativa, una herramienta que va mucho más allá, del logotipo o los colores corporativos. Este manual ha de convertirse en un elemento fundamental de la comunicación interna y externa, concretando en él, todos los aspectos que conforman las actuaciones protocolarias de la organización. Un manual que se regirá por una serie de criterios básicos adaptados a las características generales de la empresa, basados en su dimensión, su misión, sus valores, composición de personal, sector de actividad y de otras muchas cuestiones, que conformarán la personalidad y el estilo que se quiere dar a la organización. En este momento, a lo mejor está pensado - está claro que esto puede funcionar pero implica un coste -. ¡No es un coste ... es una inversión! ¿Cuántas cosas que merezcan verdaderamente la pena no implican un esfuerzo o una inversión? Esta herramienta trabaja en el medio plazo y evidentemente, los resultados no se ven de hoy para mañana, pero dígame: ¿está diseñada su organización para acometer un mercado, vender rápidamente y luego desaparecer?, o por el contrario, el objetivo es perdurar en el tiempo y crecer... Si está en el segundo caso, esta herramienta será vital para su supervivencia.

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EXPLICACION DE LA PRESENTACION DEL PROTOCOLO

1. IMAGEN, CORTESÍA & ETIQUETA EN EL ÁMBITO LABORAL
2. Advierte Sancho, que hay 2 maneras de hermosuras: Una la del ALMA y otra la del CUERPO, LA DEL ALMA campea y se muestra en el entendimiento, en la honestidad, en el buen proceder, en la libertad y en la buena conducta y cuando se pone la mira en esta hermosura y no en la del cuerpo, suele nacer el amor con ímpetu y ventajas" Don Quijote de La Mancha
3. Etiqueta Es el conjunto de reglas y costumbres que nos permite desenvolvernos adecuadamente en los diferentes ambientes. Acto ceremonial y solemne que se observa en los palacios y sitios público Protocolo Viene del griego protocollum y significa ¨orden¨. Elemento de orden creado para evitar problemas y resolver divergencias que surgen constantemente del encuentro de las vanidades humanas. Diplomacia Es el uso de la inteligencia y el tacto en las relaciones entre las personas y las naciones. Es el arte de la cortesía.
4. La etiqueta social y la etiqueta de negocio Etiqueta social esta basada en el concepto de las damas primero Etiqueta de negocio se basa en la jerarquía y el poder REGLA DE ORO SIEMPRE TRATAR A LOS DEMAS DE LA FORMA QUE A USTED LE GUSTA SER TRATADO
5. Que es la imagen …..La figura, representacion, semejanza y apariencia de una cosa Ligada con lo visual ….Todo debe verse excelente Ligada con los sentidos humanos ….Todo debe sentirse excelente Imagen Personal: Concepto mucho más amplio que el de vestido. Equivale a Estilo o Tono Vital....
6. Los 5 primeros minutos... Las primeras impresiones durante este tiempo son las que persisten. El sentido de la percepción juega un papel importante. Los otros sentidos también aportan, la vista, el olfato, el tacto. “Con la imagen, no existe segunda oportunidad”
7. Importancia de la imagen corporativa El cliente busca nitidez Imagen en símbolo de excelencia Es la primer impresión a nuestros clientes La percepción publica vs la de la empresa Los clientes buscan eficiencia La imagen agrega credibilidad
8. NUESTRA VERDADERA IMAGEN VALORES HUMANOS (1ª Piel) + CUIDADO FISICO (2ª Piel) + INDUMENTARIA ADECUADA (3ª Piel)
9. SU IMAGEN PROFESIONAL: ¿COME SE VE A SI MISMA EN SU TRABAJO? ¿LA VEN LOS DEMAS DE LA MISMA FORMA? ¿CÓMO ES AHORA?
10. Tipos de imagen Personal Institucional Física Profesional Verbal Visual Ambiental
11. COMO DAR UNA MALA IMAGEN Compre ropa corriente Use ropa desgastado o sucia De una apariencia descuidada Vistase demasiado aniñada o demasiado extravagante Realce sus peores rasgos físicos Vistase en forma aburrida o siempre igual No le preste atención al cuidado personal Combine en forma inadecuada la ropa Use los accesorios inadecuados Siga el ultimo grito de la moda No cambie sus malos hábitos
12. IMAGEN PROFESIONAL Conservadora: clásica sencilla y de buen gusto Nítida: arreglo personal meticuloso e impecable Discreta: evitando excesos Apropiada: Saber como proyectarse en palabra, postura y gestos Nuestra tarjeta de presentación no hay vuelta atrás
13. IMAGEN PROFESIONAL De profesionalismo de Eficiencia de Honestidad de Cultura de Sencillez de Cordialidad
14. MODALES EN LA CALLE Y LUGARES PÚBLICOS Los Gestos y las Posturas Relajación y Seguridad Caminar con elegancia Postura Estilo para sentarse Al momento de subir una escalera La cara y los ojos
15. MODALES EN LA CALLE Y LUGARES PÚBLICOS LA SONRISA LA MIRADA
16. Aspecto Relevante De Una Personalidad Agradable Utilizar un tono de voz bajo y bien modulado. Saber escuchar. Mirar a los ojos a nuestro interlocutor. No hablar excesivamente de nuestros propios intereses. No jactarnos de nuestras cualidades ni hablar en exceso de nuestros bienes. Evitar el uso de bromas pesadas.
17. FACTORES QUE FAVORECEN LA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL Aseo Impecable del Cuerpo Conversación Vocabulario Culto.
18. FACTORES QUE FAVORECEN LA IMAGEN PERSONAL Y PROFESIONAL Etiqueta Autoestima Actitudes Positivas Sonrisa Franca
19. Formulas de cortesía Saludo al entrar y a salir de la empresa No hacer visitar en los corredores u otras oficinas Los Permiso al pasar Dar la gracias, Pedir las cosa por favor Disculpe CORTESIA ABRE CAMINOS
20. Cortesía en el ámbito empresarial Ascensor: Ingresa y egresa el de mayor rango. Puertas: El primero abre y mantiene la puerta abierta. Puertas giratorias: El primero pasa y espera a los que van saliendo. "Prever acceso para personas con discapacidad o ancianas"
21. EL SALUDO Contacto visual Movimientos Sonrisa Escuchar el nombre de la persona Saludo con un Beso Besar la mano
22. La presentación Quien presenta a quien El hombre a la dama El mas joven al mayor El de menor rango al de más jerarquía Levantarse en las presentaciones
23. Tratamiento de respeto El tuteo Las palabras cariñosas EL ARTE DE DAR LA MANO Ni karateka Ni enfermo
24. USO CORRECTO DEL CELULAR El celular no es un accesorio guárdelo Las conversaciones telefónicas son para el receptor no para el publico La prueba al oído Devuelva todas las llamadas En reuniones, comidas, apaguelo o tono de vibrar
25. El Teléfono "Cinco reglas de Oro de lenguaje Telefónico" Sonría, (nombre de la empresa y personal), Articule claramente, Hable con lentitud, Anote, Haga preguntas: reformular y mencionar al interlocutor por su nombre.
26. ETIQUETA MODERNA EN LA OFICINA Nunca debes entrar a una oficina cuando está cerrada la puerta. Nunca mastiques chicle mientras estés trabajando en la oficina o cualquier otro lugar donde se encuentren más personas. Cuando un cliente o visitante empiece a tutearte y a tratarte con demasiada familiaridad, sin tú haberle dado motivo, siempre debes hablarle de usted y llamarle “señor”, enfatizando el usted.
27. PROTOCOLO EMPRESARIAL Precedencia Es la parte del Protocolo que establece el orden de entre los asistentes a un acto, generalmente las autoridades.
28. REGALOS Y OBSEQUIOS Suelen ser muestras de agradecimientos o felicitación hacia otras personas. Un regalo puede ser mal interpretado, y en algunos casos puede llegar a ofender o molestar. O incluso puede llegar a ser interpretado como un "soborno" o una manera de influenciar ciertos comportamientos.
29. LOS REGALOS No hacer regalo de tal manera que parezca pago de precio por determinada razón. Si se le hacen un regalo, no se debe vender o regalar a otra persona por que no sea de mi agrado. CUMPLEAÑOS BAUTIZOS MATRIMONIO NAVIDAD A quien se entrega Su utilidad Que Se convierta en un recuerdo Los regalos se ofrecen con motivo de: Al elegirse los regalos debe tener en cuenta:
30. ETIQUETA EN EL CORREO ELECTRONICO EL RESPETO ES LA CLAVE EL FORMATO: Breve y conciso El tono puede ser informal Destinatario Bien especificado Extensión no debe exceder de una pagina impresa Razones para no enviar CE Asuntos personales Sanciones Tiempo de Respuesta Dentro de las 24 horas
31. Algunos consejos No haga llamados de negocios a menos que tenga una buena razón (puede resultar una intromisión o interrupción), vaya directo al tema y sea breve, Evite llamar a la casa lo que pueda ser resuelto en horario de trabajo, No permanezca callado mientras le hablan, No mascar, masticar, llevarse lápices, lapiceras, etc. a la boca, o hablar con otra persona, Si su teléfono está desconectado y le hacen llegar un mensaje es su obligación responder la llamada, Cuando haya alguien en su oficina no reciba llamados a menos que sean urgentes, Evitar finalizar el llamado diciendo "Que tenga un Buen Día"; usar " Ha sido muy grato escucharte", "Gracias por la información", Si un colega está hablando cuando entra a la oficina, salga, a menos que le diga que se quede.
32. Actitudes y valores humanos Solidariada Compañerismo Cordialidad Servicialidad Responsabilidad Respeto Eficiencia Flexibilidad Equidad Veracidad Lealtad Optimismo Generosidad Sencillez Sensibilidad Serenidad Constancia Tolerancia Integridad
33. El vestuario en la oficina El vestuario debe estar de acuerdo con el cargo, edad y aspecto físico Reglas de vestir que evitar Faldas cortas, blusas ajustadas y escotes bajos Sandalias, zapatillas deportivas, zapatos dorados y blancos Medias llamativas o de colores Vistase para triunfar
34. MAQUILLAJE Y ACCESORIOS El maquillaje debe ser natural, agradable y discreto para el día en tonos neutrales El aspecto estético debe ser agradable, elegante y ordenado según la hora y el lugar Uso del perfume colonia suave El arreglo del cabello Adornos exagerados Pulseras que suenen Uñas excesivamente largas o pintadas de colores fuertes El arreglo personal no debe realizarse en la oficina
35. Alimentos en la oficina No ingerir alimentos en el escritorio No permitir que la hora del café interfiera con el trabajo Observar buenos modales al comer No prolongar el tiempo asignado para comer No estar mirando los platos y alimentos de los compañeros No llenar los platos con todos los que este disponible en la mesa No pedir doble ración, ni empacar lo que sobra
36. Aspecto Relevante que no debemos olvidar Evitar ser arrogante, petulante.. Respetar lo ajeno. Evitar discusiones estériles. Por Favor Y Gracias son palabras mágicas que nos abren todas las puertas. Sonría al solicitar, ofrecer o agradecer un servicio o favor. Aceptar los defectos de los demás. Responder siempre a una invitación que se le haga, ya sea confirmando su asistencia o excusando su ausencia. En los templos, en los teatro, en los cines, en cualquier lugar donde debamos caminar por una fila de asiento hasta lograr acomodarnos, debemos hacerlo de frente a los que están sentados. Debemos hablar en voz baja y estar pendiente de quien llega para saludarlo con una señal o con un gesto, ya que hablar en voz alta denota poco refinamiento.
37. Durante una comida de negocios, ¿es correcto dejar el teléfono celular encendido? Usted esta almorzando con su Nuevo gerente y se cerca de su mesa esta el cliente mas importe de la empresa. ¿Qué haría usted?¿Presentar el cliente al gerente, o presentar el gerente al cliente?

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